「議事録をとれ」と言われても動じないようにコツを覚えておきましょう。
単に「聞こえる単語を書く」ということだけなんですが、これがかなり有効です。
議事録をとるという依頼
議事録をとれ、と言われても、意外にとれない人が多いですね。どうやってとるかを考えていきます。
話題のほとんどを理解できるレベルにある場合は、レビューに参加しつつ適切なメモをとれると思いますので、助言の必要はありませんね。
よく知らない話題の議事録を依頼されたときが困ります。
新人エンジニアがどのくらい理解しているか、を試すために議事録をとらせることがありますので、疎い話題の議事録をとることは珍しくもありません。
話題が逸れて雑談になっているのか、本論を真剣に議論しているのかさえ区別がつかないときがありませんか？
柔らかい口調で指摘しようという配慮を、雑談だと勘違いしてしまうこともあって難しいですね。
すべての発言をメモする マインドマップで
「後で判断する」というよりも、先輩や上司に後で判断してもらうためには、ほとんどの発言をメモしていることが重要となります。
重要か重要でないかを判断できないとき「すべての発言をメモする」というのが唯一の選択肢です。
最近では、録音しつつ音声認識にかける、ことができるツールも登場してこのノウハウも過去のものとなるかもしれません。
「すべての発言をメモする」は無理でも、「キーワードっぽいものをメモする」はできると思います。
「XXXXはYYYY」「AAAはだめ」「BBBは大きすぎる」「CCCCは曖昧」
などのキーワードをどんどん書いていきます。
話題が切り替わったのか、前の話題の続きなのか分からない場合も多いですので、マインドマップでどんどんキーワードを書いていきましょう。
マインドマップはフリーではXMind(有料版もあります）、Freeplane、有料のものであればcacooがお薦めです。
まとめ
議事録をとるときは聞こえてきたキーワードを全てマインドマップに書きましょう。
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