「ITエンジニアには会議が多い」というのが正しいか分かりません。
もしかしたら「会社員には会議が多い」「日本人の会社は会議が多い」というのが正しいのかもしれません。
どれが正しいにしろ、無駄な会議、意味のない会議は多いものです。
無駄な会議は開かないように、会議中は無駄な議論をしないように、いろいろと気を使っておくと、いろいろな人が有意義に時間を使うことができます。
会議が多すぎて長すぎる
会議というコミュニケーションは、メールで問い合わせなどをやることに比べると、情報量が多く誤解などを生みにくいと思います。
しかし、以下のような会議はどうですか？
10:00 Aさん「開始時間の10:00になったので、進捗会議を開始したいんですけど、
Bさんが来ていませんね。呼んできます。」
10:02 Aさん「参加者が揃ったので、進捗会議を始めます。
まずは、Cさん、今週の結果について報告してください」
10:03 Cさん「えーっと、今週は何やってたんだっけーーー？？
.............、そうそう、
XXXXの進捗は、内部設計工程で、予定通りAAAAとBBBBBを作成しました。」
Bさん「Cさん、そういえば、XXXXのYYYYについてはどうなった？」
（うだうだうだうだ）
10:15 Bさん「分かりました、YYYYについては再検討します」
上記のように、会議に来ない、会議中に議題をそらす、など日常的にありますね。飲み会で雑談しているような感じになると時間の無駄です。
以下のようなルールを決めておくとどうでしょうか？
- 議題（アジェンダ）と時間を決めておく
- 議題からはずれそうなときは別会議にする
- 会議には適切な人を出席させる
議題（アジェンダ）と時間を決めておく
以下のようなアジェンダを事前に公開しておきます。
進捗会議 (202X/07/23) 10:00 Cさん進捗報告 10:02 Dさん進捗報告 10:04 Eさん進捗報告 10:06 質疑や別会議すり合わせ 10:10 PM(Aさん) 今日の予定と連絡事項 10:15 散会
議題を決めない会議はだらだらと進むのであらかじめ公開しておくことは重要です。出席の必要があるのかどうかが事前に判断できます。
私たちの多くは他人の話を妨げるくせを持っているのに、話を妨げられると不機嫌になるものです。
上記のように、発言時間が短く、質疑の時間がとってあれば、話している途中で妨げる機会が少なくなります。
議題からはずれそうなときは別会議にする
単なる進捗報告でも話がずれそうになります。レビューなどではもっとずれます。
上記のように議題を事細かに設定していたとしてもずれていくものです。
自由討論の時間を設けて、そこで議題にないことを議論しましょう。
あらかじめ設定した自由討論の時間も収まりきらないときは、別会議を設定しましょう。
会議の司会者にあたる人が主導権をとれるだけとりましょう。
※声の大きい人、パワハラっぽく喋る人がいると、なかなかできませんが、そういう人はあらかじめ雑談などで話をしておいて、黙っていてもらいましょう。どうにもならない時もありますが。
会議には適切な人を出席させる
情報伝達のための会議、ブレーンストーミングのような会議、仕様レビュー、テスト計画レビュー、、
それぞれにリズムやありますので、短時間で終わるとしても、レビューを混ぜるのはやめましょう。呼ぶ人も増えます。
そして、会議の議題の公開は必須です。何を話し合うかを知らせないと、出席しないでいい人まで来てしまうかもしれません。
開催者側で会議に出席する人をしぼるのも重要です。テーマをしぼり、時間も短いものであれば、出席者をしぼることもできます。
部署間や会社間の会議ではどうしても参加者が多くなってしまいますが、議題を積極的に公開しその通りに進む強い意志を示して、不要な人は出席しても発言しないとなればよいですね。
まとめ
会議の段取りについてまとめました。
なるべく時間のかかる会議はやらないようにしたいものです。
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